menguruskan PBT

30 October 2008

di 'copy paste' dari >  
http://perkhidmatanawam.blogspot.com/2008/10/jika-saya-ydp-pbt.html

Jika saya YDP PBT

Dalam melaksanakan tugas sebagai Ketua Setiausaha Negara (KSN), saya sering menerima aduan daripada orang ramai berhubung prestasi dan kerenah yang dihadapi oleh mereka apabila berurusan dengan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) tertentu.

Dalam hubungan ini, saya juga sering mengingatkan mana-mana pegawai perkhidmatan awam yang saya temui dalam forum atau mesyuarat bahawa PBT sebenarnya merupakan barisan hadapan kepada pentadbiran kerajaan, selain Pejabat Tanah dan Daerah (PTD).

Orang ramai di pelbagai peringkat beranggapan berurusan dengan kedua-dua institusi ini seolah-olah mereka sedang berurusan dengan kerajaan. Baik ataupun buruknya perkhidmatan yang diberikan, akan mencerminkan prestasi semasa kerajaan.

Orang ramai akan tersenyum puas apabila perkhidmatan yang diberi dapat dilakukan dengan pantas, cekap dan tepat. Walau bagaimanapun tidak kurang juga yang merasa hampa, apabila perkhidmatan yang diberikan lambat, tidak cekap dan tidak telus.

Mereka akan merasa kecewa apabila urusan yang sepatutnya dapat diselesaikan dalam 10 minit, perlu diselesaikan dalam tempoh 1 jam dan lebih malang lagi sehingga ke 24 jam. Oleh yang demikian, kedua-dua institusi ini perlulah lebih berupaya memberikan perkhidmatan yang cepat, cekap dan berintegriti kepada rakyat dan sektor awam.

Menerusi ruangan ini, saya ingin menyentuh peranan yang boleh dilaksanakan oleh seorang Yang Dipertua (YDP) kepada sesebuah PBT. Sebagai seorang pelanggan kepada PBT di kawasan perbandaran rumah saya dan sebagai seorang ketua kepada perkhidmatan awam di negara ini, saya ingin berkongsi pandangan dan pendapat terhadap perkara-perkara yang akan saya lakukan, sekiranya saya dipertanggungjawabkan sebagai YDP kepada sebuah PBT.

Fokus dan Tumpuan TugasPrinsip yang akan saya gunakan sebagai fokus dan tumpuan tugas saya adalah ringkas tetapi komited terhadap apa yang digariskan iaitu:

* Rancang;
* Laksanakan; dan
* Menguatkuasakan.

Perkara-perkara yang akan saya lakukan dalam merancang fokus dan tumpuan kerja saya meliputi perkara-perkara berikut:

* Melakukan penilaian terhadap keadaan/persekitaran semasa;
* Mengenal pasti kelemahan, kekurangan dan ketidakcekapan sistem atau amalan sedia ada;
* Mendapatkan pandangan/ idea/ cadangan yang boleh diguna pakai dalam mengatasi kelemahan/kekurangan yang dikenal pasti; dan
* Merangka tindakan dan langkah-langkah yang akan diguna pakai bagi mengatasi kelemahan dan ketidakcekapan sistem sedia ada.

Aspek pelaksanaan pula akan meliputi perkara-perkara berikut:
* Memastikan semua tindakan dan langkah-langkah yang telah dirancang, dilaksanakan;
* Mendapatkan pandangan dan maklum balas stakeholders terutama orang ramai dan pihak-pihak yang berkepentingan; dan
* Menilai semula tindakan dan langkah-langkah yang telah dijalankan di samping melakukan penambahbaikan.

Aspek penguatkuasaan merupakan elemen terpenting dalam menentukan kejayaan dan keberkesanan sesuatu gerak kerja atau tindakan yang digariskan. Ini dapat dilakukan dengan:
* Menguatkuasakan sepenuhnya peraturan yang ditetapkan mengikut perkara-perkara yang telah dirancang sewajarnya; dan
* Memberikan ganjaran di atas pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan dan mengenakan hukuman di atas pelanggarannya.

Mengukuhkan Tanggungjawab AsasTanggungjawab asas semua PBT di negara ini adalah sama. Orang ramai telah sinonim dengan bidang tugas PBT ini yang popular dengan singkatan 'SLR' iaitu sampah, longkang dan rumput.

Kesinoniman ini ada kalanya ditambah kepada 'JLL' iaitu jalan, lampu jalan dan lampu isyarat. Namun demikian, sebenarnya terdapat hampir 16 penyelenggaraan awam yang terletak di bawah tanggungjawab PBT iaitu:
* penyelenggaraan jalan raya;
* penyelenggaraan lampu jalan;
* penyelenggaraan lampu isyarat;
* penyelenggaraan stesen dan perhentian bas;
* penyelenggaraan stesen dan perhentian teksi;
* penyelenggaraan jejantas;
* penyelenggaraan tempat letak kereta awam;
* penyelenggaraan medan makan;
* penyelenggaraan pasar awam;
* penyelenggaraan pasar malam;
* penyelenggaraan tandas awam;
* penyelenggaraan taman rekreasi;
* penyelenggaraan dewan orang ramai;
* penyelenggaraan kompleks sukan awam;
* penyelenggaraan papan tanda; dan
* penyelenggaraan billboard awam.

Namun demikian, saya kuat beranggapan bahawa sekiranya PBT dapat memastikan penyelenggaraan 'SLRJLL' dapat dilaksanakan dengan baik menerusi komitmen yang tinggi (100 peratus), sebahagian besar imej PBT tersebut dapat ditingkatkan.

Saya berpandangan sedemikian kerana kebanyakan rungutan dan aduan terhadap kelemahan PBT diwarnai oleh isu penyelenggaraan kemudahan awam, kebersihan, lesen perniagaan, kelulusan pelan bangunan dan CCC.

Komited terhadap Tugas PenyelenggaraanSebagai tumpuan bagi tugas-tugas penyelenggaraan ini, perkara berikut akan saya lakukan, ialah:
* memastikan jadual penyelenggaraan diberitahu secara rasmi kepada orang ramai melalui surat dan pemasangan papan kenyataan di tempat-tempat strategik seperti jadual pengutipan sampah;
* penyelenggaraan turut dilakukan termasuk pada cuti umum, jika perlu;
* memastikan PBT saya atau syarikat konsesi yang dipertanggungjawabkan melaksanakan tugas penyelenggaraan dan pembersihan secara tetap dan mengikut jadual;
* membentuk unit khas di bawah PBT untuk mengendalikan serta-merta kerja-kerja awalan pembaikan dan pemulihan dari segi kebersihan dan penyelenggaraan, apabila aduan diterima; dan
* jika syarikat konsesi seperti syarikat kutipan sampah atau syarikat yang diberikan kontrak pembersihan longkang gagal melaksanakan tugasnya, saya akan mendapatkan khidmat kontraktor lain atau melaksanakan sendiri kutipan sampah atau pembersihan longkang tersebut, dan kos ditolak secara automatik daripada pembayaran syarikat tersebut.

Penggunaan ICT Secara MaksimumSatu perkara yang akan menjadi tumpuan saya ialah memastikan semua perkhidmatan yang disediakan di PBT mengguna pakai kemudahan-kemudahan teknologi ICT terkini bagi memudahkan urusan para pelanggan. Ini meliputi pelbagai perkhidmatan seperti berikut:
* pelaksanaan sistem pembayaran melalui talian (online payment) untuk pelbagai transaksi perkhidmatan;
* pengeluaran peringatan pembaharuan semua jenis lesen;
* pelaksanaan sistem e-complaint;
* penggunaan secara menyeluruh sistem tekonologi maklumat dan komunikasi (ICT) dalam urusan komunikasi seperti e-mel dan pengaksesan makluman seperti laman web; dan
* penglibatan dan perkongsian maklumat dengan orang ramai mengenai semua perancangan dan pelaksanaan yang dilakukan supaya pelanggan maklum mengenainya.

Pemantauan MenyeluruhPemantauan merupakan elemen utama dalam menentukan sesuatu tugas tersebut dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Oleh yang demikan, sebagai YDP saya akan memastikan:
* pegawai-pegawai PBT dan Ahli Majlis yang ditugaskan sebagai Pegawai Khas (Area Officer) hendaklah melaksanakan peranan mereka dengan lebih berkesan;
* pegawai PBT yang ditugaskan untuk memantau kebersihan dan penyelenggaraan hendaklah bermotosikal untuk meronda di kawasan jagaan masing-masing.

Rondaan ini perlu dilakukan sekurang- kurangnya seminggu sekali bagi setiap kawasan. Laporan hendaklah dikemukakan terus kepada saya sebagai YDP PBT untuk tindakan; dan
* pegawai penguat kuasa PBT yang membuat rondaan penguatkuasaan, perlu juga melaporkan tentang keadaan kebersihan dan kemudahan awam di kawasan rondaannya, pada setiap hari.

Penguatkuasaan SepenuhnyaDalam melahirkan budaya kerja yang cekap dan teratur, saya akan memastikan aspek penguatkuasaan sentiasa dititikberatkan pada sepanjang masa. Antara perkara yang akan saya lakukan dalam menguatkuasakan peraturan di bawah PBT ini ialah:
* memastikan saya mendapat mandat yang sepenuhnya untuk menjalankan penguatkuasaan tanpa dihalang atau diganggu oleh mana-mana pihak;
* memastikan premis kediaman yang didapati kotor atau menyebabkan longkang tersumbat dikenakan denda, manakala premis perniagaan tidak dibenarkan berniaga untuk satu tempoh tertentu;
* menyebar maklumat pembayar yang belum membayar cukai iaitu setelah tertunggak dalam beberapa tahun (misalnya dalam tempoh tiga tahun) atau berdasarkan amaun tunggakan dan disiarkan di dalam laman web PBT serta surat khabar;
* merobohkan bangunan kediaman tambahan yang dibangunkan tanpa permohonan atau kelulusan PBT atau yang melanggar peraturan, bagi menjamin keharmonian serta kesejahteraan kehidupan penduduk dan semangat kejiranan setempat.

Gaya KepimpinanDalam pada itu, ke arah memastikan aspek kebersihan dan penyelenggaraan secara lebih berkesan, saya dan Setiausaha PBT akan mengamalkan gaya "pengurusan turun padang" atau Management By Walking About (MBWA) sekurang-kurangnya tiga hari dalam sebulan.
Ini akan membolehkan tinjauan dengan lebih dekat dapat dilakukan terhadap masalah yang berlaku di akar umbi. Segala penemuan akan direkodkan di dalam buku log yang disediakan untuk tindakan penyelesaian sewajarnya.

Harapan Seorang YDP PBTSaya percaya orang ramai sentiasa mengimpikan kawasan kediaman dan perbandaran mereka sentiasa bersih dan cantik menerusi sistem penyelenggaraan yang cekap dan efisien.
Perkara-perkara yang telah saya nyatakan akan saya lakukan sekiranya saya seorang YDP sebuah PBT, sebahagian besarnya merupakan amalan terbaik yang telah dilaksanakan di sebahagian kecil PBT yang dianggap cemerlang.

Oleh yang demikian, saya pasti sekiranya semua 144 YDP PBT di seluruh negara dapat menghayati prinsip kerja ini, saya yakin kawasan kediaman dan bandaran di bawah seliaan mereka akan sentiasa bersih dan cantik, di samping meningkatkan keharmonian serta kesejahteraan hidup penduduk setempat.