MENYELIA DAN MENUGASKAN KERJA

1. Definisi Penyelia
Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas- tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.


2. Peranan Penyelia
Elemen-elemen asas:-
• Membina dan mengekalkan satu organisasi yang cekap
• Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan
• Mengawal tugas-tugas tersebut

1. Membina dan merancang satu organisasi yang cekap
• Merancang objektif organisasi
•Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi
• Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan
• Menjelaskan, mengarah dan mengawal segala aktiviti organisasi
• Kumpulan perlu dalam organisasi
• Mencadangkan perubahan dalam organisasi-jika perlu
• Gunakan kepakaran sewajarnya
• Menyelaras semua aktiviti kumpulan bagi mencapai objektif

2. Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan
• Hubungan yang baik dikalangan pekerja
• Ujudkan komunikasi yang baik
• Maklumat yang tepat dan lengkap- polisi, misi, visi, objektif
• Pertingkatkan morale kakitangan
• Kekalkan tindakan tatatertib
• Kursus orientasi/ Induksi
• Latihan pekerja baru/  baru bertukar
• Menyelaras hal berkaitan pertukaran, naik pangkat atau tatatertib
• Kenaikan gaji

3. Mengawal Kerja-kerja Tersebut
• Penurunankuasa/ tanggungjawab
• Keputusan yang baik dan tepat
• Peraturan dalaman
• Motivasi
• Kawalan kualiti


3. Tugas danTanggungjawab Penyelia

• Tanggungjawab kepada:-
–Pengurusan Atasan
–Kakitangan Lain
–Kakitangan Unit/Seksyen Lain
–Penyelia Lain
–Kesatuan Sekerja


4. PerananPenyelia
1. Perancangan:-
• Tetapkan objektif
• Tentukan andaian/ anggapan/ sasaran
• Menyemak segala kemungkinan perancangan/ strategi
• Kenal pasti plan tindakan yang sesuai/plan kotegensi
• Pilih pilihan plan terbaik
• Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan
• Tindakan susulan

2. Organising/  Mengelola:-
• Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi
• Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya
• Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan tertentu
• Pilih mekanisma yang sesuai/ pilih anggota sesuai
• Memantau keberkesanannya dan buat penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut


3. Staffing (Menyelaras) :-
• Tentukan pekerja diletakkan mengikut kepakaran
• Latihan dan Perkembangan Staf
• Penempatan
• Program Orientasi
• Persekitaran Yang Produktif

4. Leading (Mengetuai) :-
• Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang telah ditetapkan
• Berkaitan kualiti pemimpin/ penyelia atau gaya, kuasa dan aktiviti komunikasi, kepimpinan,
motivasi dan disiplin
• Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah:-
-Komunikasi
-Membuat Keputusan
-Penyelesaian Masalah
-Motivasi
-Kepimpinan
-Penugasan (Delegation)

5. Kawalan/ Mengukur (Controlling) :-
• Proses untuk memastikan matlamat/ objektif organisasi tercapai
–Proses Kawalan/ Pengukuran:
 -Menetapkan sasaran atau indikator
 -Mengukur pencapaian prestasi berdasarkan standard  
 -Analisa dan mengukur prestasi dan mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang
 telah ditetapkan.


5. MENGATUR/ MENGELOLA (ORGANISING)

“Organising”  ialah “mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”

Melibatkan3 langkah utama:-
1. Menetapkan kerja yang hendak dibuat
2. Membuat struktur
3. Memperuntukkan sumber- sumber

MENETAPKAN KERJA
• Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”

MEMBENTUK STRUKTUR
• Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.
• Memberi panduan kepada ‘superior’ dan‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui.
• Menolong menyelesaikan masalah
• Kunci kepada penyusunan semula.

MEMPERUNTUKKAN SUMBER
• Manusia dan peralatan -pekerja di pertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.
• Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambil kira.

PLACE THE RIGHT MAN TO THE RIGHT JOB
• Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).


6. MENGATUR KERJA & LANGKAH- LANGKAH

LANGKAH 1:
 MENGETAHUI OBJEKTIF
-BOLEH TAHU:
• KERJA-KERJA YANG TERLIBAT
• JENIS KAKITANGAN
• BILANGANNYA
• TEMPAT DAN BENTUKNYA
• ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN
• WANG YANG DIKEHENDAKI


LANGKAH 2
A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT
- CAWANGAN PUNGUTAN HASIL
• MEMUNGUT HASIL
• MINYIMPAN KIRA-KIRA
• TAIP MENAIP
• PENGUATKUASAAN
• SURAT MENYURAT
• FAIL MEMAIL

B. KUMPULAN YANG KAIT MENGAIT
1. MEMUNGUT HASIL MENYIMPAN KIRA-KIRA
2. PENGUATKUASAAN
3. FAIL MEMAIL (SURAT MENYURAT, TAIP MENAIP)

C. BAHAGIAN KERJA KEPADA TUGAS
1.  MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-KIRA
(I) MENERIMA WANG
(II)  KELUARKAN RESIT
(III) CATIT DALAM BUKU TUNAI
(IV) MENYEDIAKAN BANK SLIP
(V) PENYATA PEMUNGUT
(VI) “BANK IN”
(VII) PENYATA BULANAN


LANGKAH 3
A. BENTUK STRUKTUR
* CARTA ORGANISASI
- PANDUAN ARAHAN
- BIDANG KAWALAN

B. PERHUBUNGAN KERJA
* KUASA DAN TANGGUNGJAWAB
-TINGGI/RENDAH
-SENIOR/JUNIOR
-PENGALAMAN TAK PENGALAMAN?

C. TETAPKAN
* PERATURAN-PERATURAN
* CARA-CARA
* STANDARD

D. SEDIAKAN
* SENARAI TUGAS


LANGKAH 4
DAPATKAN SUMBER
* TEMPAT
* MANUSIA
* ALAT-ALAT
* BAHAN
* MESIN
* WANG
PASTIKAN  PEMBEKALAN


LANGKAH 5
MEMPERUNTUKAN SUMBER
* MANUSIA - SESUAI DENGAN KERJA



7. Sifat Kepimpinan Penyelia

• Dapatkan keyakinan/ hormat dari staff
• Kerap kali berbincang dgn individu/ ahli kumpulan
• Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan
• Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera
• Ujud cadangan dalam setiap tindakan
• Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenal pasti personaliti ahli kumpulan
• Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang
• Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan
• Beri pengiktirafan jika perlu
• Kritikan membina
• Be consistent (tetap dalam tingkahlaku)
• Tentukan matlamat jelas dan berkesan
• Demonstrate pride (maruah kumpulan)


8.  Delegation/ Penugasan
• Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja. Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin. Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja bawahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja dengan memberikan sedikit kuasa.

Kenapa ada penyelia TIDAK mahu penugasan kerja/ delegation
• Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan.
• Kakitangan tidak mempunyai masa/ sumber
• Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan
• Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu
• Tidak yakin kepada orang lain
• Tidak mahu ambil risiko
• Suka berahsia dan tak percaya staff
• Takut silap
• Takut hilang kuasa/ penghargaan

Kenapa orang bawahan TIDAK mahu penugasan kerja/ delegation
• Tidak yakin kepada pengurusan atasan
• Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja berdasarkan pengalaman lepas
• Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau takut gagal
• Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak atasan tidak beri pengiktirafan
• Kurang yakin pada keupayaan diri sendiri

Kenapa Perlu Kepada Penugasan?
• Anda tidak boleh membuat semua kerja
• Kerja anda adalah untuk mengurus
• Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah menyelesaikannya
• Penugasan menjurus kepada kepercayaan, penghormatan dan pengiktirafan kepada individu/ kumpulan
• Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff











9. The Limit Of  Delegation
Sebagai penyelia, tidak semua kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada. Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan kerja. Latihan adalah perlu. Pemahaman staff adalah elemen penting dalam penugasan
kerja

BILA BOLEH PENUGASAN KERJA ?
• Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda
• Bila penyelesaian masalah yang
lebih bersifat domestik/ bawahan
• Bila penyelia mementingkan pembangunan staff
• Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi