PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

•       PENGURUSAN AM PEJABAT

•       PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

•       KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

•       PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

•       SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

•       URUSAN SURAT KERAJAAN

•       PENGURUSAN FAIL

•       PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

•       PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

•       INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

1.  PENGURUSAN AM PEJABAT

PERANAN KERAJAAN

–      melalui pelbagai jabatan yang ditubuhkan kerajaan dapat melaksanakan pembangunan negara dengan cekap dan berkesan untuk kepentingan rakyat. usaha berterusan untuk mengoptimumkan pelbagai sumber tanpa pembaziran.

–       

T-JAWAB KETUA JABATAN

–      UNTUK MENTADBIR AGENSI DENGAN CEKAP DAN BERKESAN. MEMBERI TUMPUAN KEPADA:

•       Menyedia dan mempamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan carta organisasi dipelbagai peringkat;

•       Memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, Misi, Objektif dll.

•       Menyediakn SKT jabatan dan individu.

•       Memaklumkan supaya pegawai mematuhi semua peraturan berkaitan;

•       Mengutamakan penggunaan IT;

•       Menggalakkan perhubungan yang sihat;

•       Menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia;

•       Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;

•       Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerja sama antara sektor awam dan swasta.

•       Menyemak semula fungsi jabatan

•       Menilai semula aktiviti jabatan

•       Memastikan Undang-undang dan peraturan difahami semua terlibat;

•       Menyediakan serta mengemaskinikan senarai tugas setiap pegawai diagensinya;

•       Menyediakan kemudahan komunikasi sewajarnya;

•       Menggunakan perkhidmatan pos sewajarnya;

•       Memastikan perkhidmatan komunikasi melalui Telefon, Faksimili, persidangan video dsbnya digunakan dengan wajar

•       Mengadakan perhimpunan bulanan;

•       Memastikan ruang pejabat mencukupi;

•       Memastikan pejabat dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas;

•       Merancang dan mengambil langkah yang sesuai untuk mencegah kebakaran.

•       Berhubung dengan agensi-agensi tertentu untuk mendapatkan nashiat berkaitan.

•       Sentiasa mengekalkan perhubungan baik di antara jabatan.

•       Menganjurkan program kebajikan kakitangan.

2. PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI

•       Ketua jabatan menentukan maklumat direkod dengan teratur, lengkap dan terkini;

•       Menggunakan sistem komputer atau manual. Jika manual, gunakan dakwat kekal.

•       Pegawai bertanggungjawab memaklumkan maklumat dan sebarang perubahan.

•       Memastikan rekod perkhidmatan diselenggarakan mengikut kaedah yang tertentu;

•       Memastikan rekod perkhidmatan diberi taraf sulit dan dikawal sewajarnya.

KEDATANGAN

•       Menyelenggarakan rekod kehadiran pegawai dan setiap sistem hendaklah mampu memantau kehadiran pegawai dengan berkesan;

•       Pergerakan kakitangan hendaklah sentiasa dipantau dan dipamirkan.

PENILAIAN PRESTASI

•       Perlu diuruskan dengan baik untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja.

•       Perlu memenuhi ciri-ciri berikut:

–      Setiap pegawai ada sasaran kerja;

–      P.p. dilaksanakan berterusan;

–      Ekspektasi penilaia perlu dimaklumkan;

–      Memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan;

–      P.p. tidak digunakan untuk menekan, tetapi sebagai motivasi.

T-JAWAB KETUA JABATAN
(DALAM P.P.)

•       Menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasi;

•       Memastikan sistem kerja berkesan;

•       Mendapatkan komitmen dari semua lapisan pegawai;

•       Memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.

BUDAYA KERJA POSITIF

•       Mewujud dan memupuk semangat bekerja satu pasukan;

•       Memiliki menamilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan;

•       Memberi bimbingan;

•       Memberi tanggungjawab dan kepercayaan;

•       Memberi pengiktirafan.

PEMBANGUNAN MODAL INSAN

•       Merancang dan menglola program latihan yang sesuai;

•       Bantu menjayakan laluan kerjaya dan pelan penggantian;

•       Merancang dan melaksanakan pusingan kerja;

•       Memberi pendedahan yang sesuai.

SIJIL PENGHARGAAN

•       Dikeluarkan kepada mereka yang berkhidmat dengan baik tk 15 tahun setelah menamatkan perkhidmatan dengan cara bersara atau meninggal dunia;

•       Disediakan 3 bulan sebelum bersara;

•       Ditandatangani oleh ketua perkhidmatan.

PEWARTAAN

•       Lantikan dan kenaikan pangkat bagi jawatan jusa, dilantikan dan kenaikan pangkat ketua jabatan di peringkat negeri.

•       Jawatan-jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang diwartakan.

•       Pengosongan sebarang jawatan kerana tidak hadir bertugas.

•       Maklumat pewartaan perlu dirujuk kepada jpn atau penasihat undang-undang negeri;

•       Bahan disemak dengan teliti;

•       Dicetak oleh pihak yang diberi kuasa oleh perbendaharaan.

PENGURUSAN MAKLUMAT SUMBER MANUSIA SECARA ELEKTRONIK

•       Dilaksanakan atas arahan kerajaan;

•       Diselaraskan diperingkat jabatan/bahagian/cawangan/unit yang menguruskan sumber manusia;

•       Sediakan pegawai yang mencukupi;

•       Sediakan peruntukan sewajarnya untuk latihan dsb;

•       Memastikan maklumat sentiasa dikemaskini;

•       Memastikan prasarana yang lengkap dan berkesan.

3. KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

KEPERIBADIAN

•       Sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin an adab sopan semasa atau luar tugas.

•       Memiliki keperibadian unggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan berasaskan nilai-nilai murni;

•       Pegawai mempunyai ‘professional competency’ pada tahap yang tinggi.

•       Semua pegawai perlu menghayati nilai-nilai murni diantaranya:

•       Berintegriti;

•       Berkebolehan untuk mengawal emosi;

•       Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana dan berhemah;

•       Mempunyai mendekatan yang fleksibel tetapi tegas;

•       Mempunyai keazaman dan kegigihan;

•       Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan;

•       Bersedia berkhidmat;

•       Mempunyai sifat berani dan sanggup menerima cabaran;

•       Berpegang teguh kepada prinsip akauntabiliti;

•       Berfikiran positif;

•       Mempunyai kestabilan dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya.

TATA KELAKUAN

•       Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi aku janji dan tatakelakuan yang ditetapkan;

•       Sentiasa berpakaian kemas dan sesuai semasa bertugas;

•       Pegawai hendaklah memakai tanda nama.

4. PENGURUSAN PEHUBUNGAN PELANGGAN

•       Ketua jabatan memberi penekanan terhadap perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan;

•       Menyediakan kemudahan sewajarnya kepada pelanggan;

•       Menggubal piagam pelanggan;

•       Mewujudkan satu sistem pengurusan aduan awam yang berkesan;

•       Sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa.

5. SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

PERKHIDMATAN KAUNTER

•       Menyediakan kaunter secukupnya;

•       Memusatkan perkhidmatan kaunter disatu lokasi;

•       Mempelbagaikan perkhidmatan di satu kaunter;

•       Kaunter khas untuk oku, warga emas, ibu mengandung, membawa anak kecil dan kecemasan.

•       Menyediakan sistem giliran;

•       Membuka kaunter mengikut masa yang ditentukan;

•       Menyediakan borang maklum balas;

•       Menyediakan peti cadangan;

•       Membuat analisis berkala atas maklum balas;

•       Pegawai bertugas sentiasa mesra;

•       Melantik penyelia kaunter;

•       Membuat pemantauan.

PERKHIDMATN TELEFON

•       Perkhidmatan cekap, berkesan dan berkualiti;

•       Telefonis sentiasa mesra, sopan dan berbudi bahasa;

•       Membekal maklumat yang tepat;

•       Menggunakan sistem yng terkini;

•       ‘answering machines’ mesra pelanggan.

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

•       S&p mestilah teratur jelas dan mudah difahami oleh semua pegawai;

•       Perlu dikemaskinikan dari masa semasa;

•       Menutup ruang dan peluang amalan negatif.

•       Mengwujudkan pusat perkhidmatan setempat untuk pelanggan;

•       Mempamerkan carta aliran kerja bagi sesuatu jenis permohonan;

•       Menyediakan dan mempamerkan senarai semak;

•       Mengeluarkan surat akuan terima;

•       Memaklum kepada pelanggan mengenai status sesuatu permohonan.

MANUAL PROSEDUR KERJA & FAIL MEJA

•       Mpk jabatan perlu disediakan;

•       Memastikan setiap pegawai ada fail meja yang lengkap;

•       Mpk dan fm dikemaskinikan.

LAIN-LAIN

•       Borang-borang yang digunakan hendaklah ringkas dan memenuhi kehendak jabatan.

•       Kajian perlu dibuat dari masa ke semasa mengenai kesesuaiannya.

•       Ketua jabatan hendaklah mengemaskinikan sistem lesen dan permit dari masa ke semasa.

•       Jabatan yang memungut hasil perlu menentukan bahawa pungutan hasil dibuat dengan cekap, berkesan dan teratur.

6. URUSAN SURAT KERAJAAN

SURAT MENYURAT

•       Surat sebagai dokumen perhubungan rasmi kerajaan.

•       Hendaklah jelas, ringkas dan tepat supaya berkesan;