Protokol Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan dan Negeri

1.     majlis rasmi kerajaan

Definasi:

i. Majlis Persekutuan

-Dibiayai kerajaan Persekutuan

ii. Majlis Negeri

-Dibiayai kerajaan negeri

iii. Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri

-Dianjur mengguna kewangan bersama

2.     Peringkat-peringkat majlis

• Majlis antarabangsa

-  Melibatkan negara lain

Ex .Persidangan Pertubuhan Negara-negara Islam

• Majlis kebangsaan

 -  Negeri turut mengambil bahagian

Ex .Majlis Hari Guru Peringkat Kebangsaan

• Majlis negeri

-  Majlis dianjur diperingkat negeri oleh Jabatan Persekutuan di negeri

Ex .Majlis Hari Belia Peringkat Negeri Selangor

• Majlis daerah

-  Majlis diadakan diperingkat daerah di mana Jabatan Persekutuan peringkat daerah atau negeri menjadi urusetia sambutan

Ex .Majlis Hari Peladang Peringkat Daerah Setiu

3.     Taraf Majlis

a.       Majlis  Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan

• Fungsi dan keanggotaan

-Menasihat kerajaan mengenai adat istiadat dan protokol

-Mengurus lawatan dalam dan luar negara

-Dianggotai Kem.  Kewangan, Penerangan, Tentera, Polis,  Istana Negara,

JKR  Wilayah Persekutuan,  Dewan Bandaraya K.L  dan Bhg.  Pentadbiran & Kew.  JPM.

• Contoh majlis keraian / keterlibatan: Ulang tahun Keputeraan /SPB  Yang  di- Pertuan Agong, Lawatan Negara/  Sultan  Negara  Brunei, Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/ YAB  Perdana Menteri

b.      Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri

• Latarbelakang / keanggotaan

-Keputusan Jemaah Menteri @ PM  untuk mengadakan majlis khas

-Urusetia BIUPA  @ Kementerian

-Anggota lain  ditentukan oleh Menteri berkenaan

• Contoh majlis keraian / keterlibatan: Perayaan Bulan Kemerdekaan / SPB  Yang  di – Pertuan Agong, Hari kanak-kanak Sedunia / SPB  Raja  Permaisuri Agong, Tialwah Quran Peringkat Kebangsaan /  YAB PM

c.       Majlis Kendalian Kerajaan Negeri

• Fungsi dan keanggotaan

-Mengendalikan majlis diperingkat negeri masing-masing

-Boleh mengurus bersama majlis dengan kerajaan Persekutuan

-Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan jabatan persekutuan di negeri tersebut mengikut keperluan pengerusi bersama di peringkat negeri

• Contoh majlis keraian / keterlibatan: Ulang tahun Keputeraan Sultan / Raja-raja, Majlis Maulidur rasul peringkat negeri Kedah / Sultan

d.      MajlisKendalianKementerian

• Latarbelakang / keanggotaan

- Terdapat banyak majlis yang di pengerusikan oleh menteri berkenaan

- Tuan rumah majlis ini adalah kementerian atau jabatan tersebut.

•Contoh majlis keraian: Hari Polis / Hari Q /  Hari wanita / Hari Guru  dll.

e.      Majlis Kendalian Jabatan Negeri

• Latarbelakang / keanggotaan

-  Tuan rumah adalah Ketua Jabatan Persekutuan diperingkat Negeri

• Contoh majlis keraian:  Hari Guru Peringkat Negeri Sabah, Hari Guru  Peringkat Daerah Kota  Marudu

4.     Jenis – jenis  Majlis

1.  Majlis Rasmi

Majlis Rasmi Persekutuan dari peruntukan Kerajaan Persekutuan diadakan mengikut tatacara khusus

i. Majlis Beristiadat

- Melibatkan Ketua Negara,  jemputan terdiri drpd pembesar negara

-Acara dibuat menzahirkan status  tetamu kehormat / majlis berkenaan

-Terdapat ciri khas seperti kawalan kehormatan, tembakan meriam, pengawal tombak dan Pakaian Istiadat.

Contoh Majlis : Istiadat Pertabalan, Istiadat Pembukaan Penggal Parlimen

ii. Majlis rasmi

- Majlis anjuran Kerajaan, melibatkan pembesar utama negara dan masyarakat

- Pakaian lazim adalah Lounge – Suit / baju Kebangsaan

Contoh Majlis: Majlis Maal Hijrah tahun 2003

2. Majlis Tidak Rasmi

-Majlis sederhana dari segi persiapan,  jemputan dan tertib protokol

-Masih mengikut tatacara sambutan, ucapan dan susunan tempat duduk

-Pakaianl azim adalah pakaian kerja atau baju batik

•Contoh majlis:  Majlis Perpisahan Pegawai Kanan Kerajaan,  Majlis Konsert Perdana PUSPANITA

Majlis Rasmi Swasta

-Dianjur oleh syarikat,  pertubuhan dan seumpamanya

-Tetamu kehormat terdiri drpd kenamaan dan jemputan pelbagai golongan

-Masih mengikut amalan protokol dengan sedikit kelonggaran aturcara dan pakaian.

•Contoh majlis: Majlis Perletakan Batu Asas Cyberjaya oleh YAB  PM

5.     Tetamu Kehormat

Prinsip Penentuan Tetamu Kehormat

-Status majlis bergantung kpd kehadiran Tetamu Kehormat

-Tetamu Kehormat hendaklah bersesuaian dengan majlis

-SPB  Yang di-Pertuan Agong paling  sesuai untuk majlis Antarabangsa / Kebangsaan

-Raja /  Yang  di-Pertua Negeri sesuai untuk majlis kebangsaan / negeri

-PM / TPM sesuai untuk majlis Antarabangsa / Kebangsaan dan Negeri

Kategori Tetamu Kehormat

SPB Yang di-PertuanAgong/SPB Raja PermaisuriAgong

DYMM Raja/TYT Yang di-PertuaNegeri

YAB PerdanaMenteri/YAB Tim. PerdanaMenteri

YB Menteri

YAB MenteriBesar/ KetuaMenteri

YB TimbalanMenteri

YB MenteriNegeri/AhliMesyuarat KerajaanNegeri

PegawaiKananKerajaanPersekutuan

OrangKenamaanNegeri/Tempatan

Susunan keutamaan

• Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat Negara  sehingga ke jabatan dan daerah

•Asas kpd penghormatan dan adab dalam sesuatu majlis

Susunan Keutamaan Persekutuan

• Dikutkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998

• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan Persekutuan

• Diguna pakai dalam semua  majlis rasmi Persekutuan

• Penentuan jemputan, susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

Susunan Keutamaan Negeri-negeri

• Dikutkuasakan diperingkat negeri berkenaan

• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan kerajaan negeri berkenaan

• Diguna pakai dalam semua majlis rasmi anjuran kerajaan negeri atau secara bersama dgn Kerajaan  Persekutuan

• Penentuan jemputan, susunan tempat duduk,  masa ketibaan dan sebutan hormat

Panggilan Hormat

• Panggilan sewajarnya terhadap Tetamu Kehormat dan dif

• Diguna pd  kad jemputan, kad nama,  sampul surat, teks juru acara dan teks ucapan

• Panggilan hormat meliputi panggilan Turun-temurun, Diraja, Jawatan,  Anugerah dan Keugamaan

•Contoh: YM  Tengku, YB  Menteri, Y. Bhg. Datuk,  Sahibus Samahah Mufti

Bahasa Diraja

• Surat Pekeliling Am Sulit Bil.3 Tahun 1993

• Majlis yang  dihadiri oleh SPB  Yang  di-Pertuan Agong

• Majlis yang  dihadiri Raja Melayu di negeri

6.     Protokol Majlis Rasmi Mengikut Lokasi

• Majlis Persekutuan ( SKP  Persekutuan) - Berlangsung di W/Persekutuan/ Negeri/ Daerah

• Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri - (SKP  Persekutuan dan negeri berkenaan )

• Majlis Kerajaan Negeri ( SKP Negeri) - Berlangsung di Negeri/ Daerah

Tatacara asas bagi majlis

Jenis Pakaian Bagi Majlis Rasmi Kerajaan

i.  Pakaian lelaki

-Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)

-Pakaian istiadat Malam (Mess Kit @ monkey jaket)

-Pakaian Black Tie

-Pakaian Kebangsaan Hitam / Pakaian Kebangsaan

-Pakaian Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit

-Pakaian Kerja / Batik lengan Panjang

-Pakaian Casual

ii. Pakaian Wanita

-Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)

-Pakaian Istiadat malam (Mess  Kit)

-Pakaian Kerja

-Pakaian Baju Kurung

-Pakaian Baju Kebaya Labuh

Penetapan Pakaian Bagi Majlis

i. Pakaian Istiadat Siang / Pakaian Kebangsaan Rasmi / Morning  Coat

-Pertabalan , Mengarak Panji-panji

ii. Pakaian Istiadat malam / Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam / Black Tie

-Jamuan Negara

iii. Pakaian Kebangsaan Hitam / Lounge Suit Gelap

-Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

iv. Pakaian Kebangsaan / Lounge Suit

-Sambutan Maal Hijrah

v. Pakaian Kebangsaan Hitam / Lounge Suit Gelap

-Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

Senarai Jemputan

i.  Senarai Ringkas- Mengikut kumpulan jemputan

ii.  Senarai Penuh- Mengikut Susunan Keutamaan

iii. Senarai Susunan Abjad- Mengikut Abjad

Jenis  Jemputan

i. Jemputan seorang- Bila Tetamu Kehormat hadir seorang

ii. Jemputan Berpasangan

iii. Jemputan bercampur-jika tetamu dipentas berpasangan

Bilangan Jemputan / Tetamu Kehormat

i.  SPB  Yang Di-Pertuan Agong- 2,000 -3,000

ii. Raja/  Yang di- Pertua Negeri- 1,500 –2,000

iii. PM/ TPM- 1,000 –2,000

iv. MB/ KM/ Menteri- 500 –1,000

Kaedah Jemputan

i.  SPB  Yang di-Pertuan Agong/ DDYMM Raja/ Permaisuri/  TTYT  Yang  di- Pertua Negeri

-Warkahdibawamengadap

ii.YAB PM/TPM –suratjemputan

iii.YAB MB/KM –suratjemputan

Kad jemputan & jawapan

- Diserta bersama pelekat kereta, pelan tempat &  tempat duduk

- Lazim mengandungi logo, jawatan tuan rumah, ruang nama jemputan, majlis, tempat, tarikh, masa, pakaian, no. telefon & fax, masa ketibaan dan aturcara

- Kad jawapan lazim mengandungi  ruang nama, catatan kehadiran, ruang tandatangan, tarikh dan alamat penuh penerima jawapan

- Nama penerima ditaip disampul dgn anugerah dihujung dan penjuru kiri dgn no.rujukan

- Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya

- Kad dihantar 3 minggu sebelum majlis dan urusetia akan mengesah kehadiran jemputan dipentas 24 jam sebelum majlis

 Penetapan Masa

- Mengawal perjalanan majlis

- Tempoh sesuai 90-120 minit

- Majlis malam mula jam 8.30 dan tamat 10.30mlm

- Majlis petang tamat sebelum maghrib

Pembahagian Masa

- Sambutan 10min

- Persembahan 10-15min

- Ucapan 25-35min

- Perasmian/ cenderamata 20-30min

- Jamuan 20-25min

- Meninggal majlis 5min

Pembaca Doa

-Dibaca awal majlis dlm Bahasa Melayu/ Inggeris/ Arab dirostrum

-Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

Cenderamata

- Surat Pekeliling Am Bil. 7 1984 tidak menggalakkan pemberian

- Boleh disampaikan dalam majlis/dlm bilik minum

- Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib

Menyambut Tetamu

- Penyambut mudah dikenali tetamu

- Ahli JK  induk / Sambutan turut sama

- Tetamu Kehormat disambut tuan rumah ke bilik menunggu bersama dif dipentas

Baris Penyambut/Kalungan Bunga

- Tetamu  Kehormat bersalam dgn AJK paling kanan semasa tiba dan paling akhir semasa meninggal majlis

- Kalungan atau sematan bunga hendaklah dielakkan bagi tujuan keselamatan

Pengiring

• Kedudukan sedikit kedepan Tetamu Kehormat

• Isteri tuan rumah mengiringi isteri Tetamu Kehormat

• Pengiring juga boleh dikalangan pegawai kanan

Permaidani Merah

•SPB Yang di-PertuanAgong/Raja PermaisuriAgong

•DYMM Raja-raja/Permaisuri&TYTYang di-

Pertua/isteri

•YAB PM/isteri

•YAB TPM/isteri

•DYTM Raja Muda/Raja PuanMuda

Bilik Menunggu

•MajlismelibatkanTPM dankeatas

•Memudahkanpenyelarasandgnpenyediaandewan

•Memperkenaldif yang akanberadadipentas

Lagu Kebangsaan

• Naskah Diraja-Ketibaan & Kepulangan SPB Yang di-Pertuan Agong dlm Istiadat Rasmi

•Naskah Ringkas-Ketibaan & Kepulangan SPB Raja  Permaisuri Agong dlm Majlis Rasmi / kpd TYT dan diikuti Lagu Negeri

• Naskah Pendek-Diakhir majlis selepas lagu negeri berkenaan dimainkan jika Agong / wakil tak hadir tetapi salah seorang Raja Melayu hadir dlm Majlis Rasmi Persekutuan

Back  Drop

• Dlm Bahasa Melayu

• B.Inggeris boleh diguna bagi majlis antarabangsa

• Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop

• Rostrum

• Lazimnya 3 rostrum-kiri / kanan dan satu untuk juruacara ditempat yang sesuai

• Elakkan drpd meletak jambangan bunga diatas untuk mengelak ketidak selesaan

Pandu arah / bilik air

• Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu

• Panduarah bilik air wajar diberi perhatian bagi tempat persendirian selain hotel

Pembuka pintu kereta

•Terdiri drpd polis tentera untuk SPB  Yang di-Pertuan Agong

•Polis untukPM/TPM

Kerusi / meja

• Kerusi yang  sesuai hendaklah diguna-meja kecil di depan dgn bunga hiasan untuk mengelak pandangan langsung pada badan dif dipentas

Aturcara/ Ketibaan/ Ucapan

• Atur cara dicetak pd kad jemputan

• Jarak masa tiba tetamu & tetamu Kehormat 30 minit

• Ucapan dlm majlis dihad kpd 3 orang sahaja / bagi ucapan dasar masa boleh dipanjangkan kpd 1 jam

• Salutation dihad untuk 3 orang  sahaja

Tanda Perasmian

• Diucap akhir ucapan dan boleh disambut dengan pertunjukan laser dll.

Jamuan Ringan

• Tempat yang  sesuai mengikut jemputan tetamu kenamaan

• Kedudukan semasa jamuan masih mengikut susunan keutamaan

Sidang Akhbar

• Mengikut keperluan Tetamu Kehormat

• Diselaras dgn pegawai akhbar Tetamu Kehormat

Raptai

• Untuk menyemak, menyelaras dan biasakan petugas dgn tempat

• Boleh dibuat dgn lakon watak dan waktu sebenar

Juruacara

• Menghebah acara yang akan berlaku

• Teks disedia penganjur / tidak dibenar keluar drpd teks

• Guna mic. Berasingan dan mudah melihat semua   Pergerakan di majlis

• Juru acara tak perlu minta izin Tetamu Kehormat untuk mengguna bahasa inggeris dll bahasa

Buku Aturcara Pentadbiran

• Buku panduan penagnjur kpd JK dan petugas

• Catatan terperinci termasuk masa, perkara, nama pegawai, pelan, no. telefon pegawai penyelaras dll yg perlu

Buku Cenderamata

• Terdapat kata aluan/ aturcara/ penghargaan

• Diletak lebih awal dimeja bagi Tetamu Kehormat

• Bagi TPM dan keatas,  perlu disediakan penyampai dengan dulang apabila mereka telah duduk dgn selesa

elemen protokol dalam majlis

• Susunan keutamaan

• Susunan tempat duduk

• Ketibaan dan kepulangan

• Susunan dan kibaran bendera

• Panggilan hormat

• Pegawai perhubungan

• Tertib pakaian

• Format  jamuan

Pasukan Perubatan

-Bergantung kpd Tetamu kehormat

-Hospital  ass. , Jururawat,  attendan dan pemandu ambulan

-Pasukan sokongan spt. St.  John’s  Ambulance

Pasukan Keselamatan

- Fizikal (tempat majlis berlangsung)

- Peribadi (tetamu kenamaan)

- Trafik (laluan & parkir VIP)